Die Cloud als Wettbewerbsvorteil - 5 Gründe für einen schnellen Wechsel

Das Wort "Cloud" ist zur Zeit in aller Munde und viele europäische Unternehmen setzen sich aktuell mit der Thematik auseinander. Dabei kommt immer wieder die Frage auf, ob ein Umzug in die Cloud sicher und sinnvoll ist. Der Begriff Cloud wird insbesondere im europäischen Raum kontrovers diskutiert.

Häufig fällt der Begriff Cloud im Zusammenhang mit den Begriffen Datenschutz und Datensicherheit. Eine Alternative ist der Betrieb der Software-Anwendungen in einer eigenen IT-Infrastruktur, auch als "On-Premise" bezeichnet.

Doch welche Option ist nun die Beste, Cloud oder On-Premise?

In den letzten Jahren sind bereits tausende Unternehmen in der EU schon in die Cloud gewechselt. Aus diesem Grund haben wir uns näher mit der Thematik befasst. Ein interessantes Ergebnis ist, dass gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) die Vorteile der Cloud deutlich auf der Hand liegen. Sie kann einen enormen Wettbewerbsvorteil bieten, da IT-Lösungen, die sich normalerweise nur große Firmen leisten können, nun auch für KMUs zugänglich sind. In diesem Artikel zeigen wir 5 Gründe warum Sie einen Wechsel in die Cloud in Betracht ziehen sollten.

5 Gründe für die Cloud:

• Keine Investitionskosten, geringe laufende Kosten
• Beschleunigte Wertschöpfung durch immer aktuelle Software
• Höhere Datensicherheit
• Ortsunabhängige Nutzung
• Flexibel skalierbar

Was ist eine Cloud?

Cloud bezeichnet die Nutzung von Anwendungen durch einen Browser über das Internet, ohne dass lokal Software installiert werden muss. Die Software läuft zentral auf einem Verbund von Servern, die über das Internet erreichbar sind. Für Unternehmen bedeutet dies, Geschäftsanwendungen über eine "normale Website" aufzurufen. Daher spricht man bei Cloud-Anwendungen auch von Software as a Service (SaaS). Auch wenn wir es im ersten Moment nicht wahrnehmen, kommen wir täglich privat und geschäftlich mit Cloud-Anwendungen in Kontakt. Beispiele für den privaten Gebrauch: Der Kauf eines Buches über Amazon (44 Millionen deutsche Kunden) oder das Streamen von Serien über Netflix. Netflix beispielsweise hätte ohne Cloud-Lösung kein so schnelles Wachstum verzeichnen können. Die eigenen Rechner hätten die durch den rasanten Kundenanstieg benötigten Leistungen nicht tragen können (Quelle: Netflix Media). Bekannte Business Anwendungen sind Salesforce, die weltweite Nr. 1 in CRM-Lösungen, oder auch DATEV, ein Unternehmen, welches sich auf die zur Verfügungstellung kaufmänischer Prozesse (Gehaltsabrechnung, Buchführungsauswertungen usw.) in der Cloud spezialisiert hat.

Die Cloud begegnet uns somit bewußt oder unbewußt überall.

Die aktuelle Situation in Deutschland zeigt, dass sich auch immer mehr Unternehmen der geschäftlichen Nutzung der Cloud öffnen. Laut einer repräsentativen Umfrage von Bitkom Research im Auftrag der KPMG AG in 2015 hat eine Mehrheit der deutschen Unternehmen zum ersten Mal Cloud Computing eingesetzt. Eine weitere Befragung von IT-Verantwortlichen in Deutschland bestätigt diesen Trend: Cloud Computing wird als wichtigste Technologie für die digitale Transformation – noch vor Big Data und Mobility! – angesehen (Studie des Marktforschers IDC - weltweit führender Anbieter von Marktinformationen im Bereich Informationstechnologie und der Telekommunikation). Eine weitere Umfrage besagt, dass sich 85 Prozent der deutschen mittelständischen Unternehmen aktuell intensiv mit der Cloud befassen oder bereits die Einführung betreiben (Umfrage von Cloud Crisp Research im Auftrag der Nexinto GmbH).

Welche konkreten Vorteile sprechen für die Cloud?

Keine Investitionskosten, geringe laufende Transaktionskosten

Noch bevor man die Technologie überhaupt nutzen kann, fallen bei der Vor-Ort Installation hohe Anfangsinvestitionen (Capital Expenditures) an: Anschaffungskosten für Hardware und die Lizenzgebühren für Software, sowie Kosten für den Betrieb eines eigenen Rechenzentrums (Personal, Gebäude, Sicherheit) und die Wartung. Da bei Cloud-Anwendungen keine Investition erfolgt, entfällt auch der damit verbundene große Zahlungsmittelabfluss zu Beginn. Cloud-Anwendungen sind meistens auf ein Pay-Per-Use Modell ausgelegt und schonen den Cashflow des Unternehmens. Daher ist die Cloud gerade für KMUs interessant, die nicht über die notwendigen finanzielle Mittel verfügen, um solch eine Investition zu tätigen. Die obige Aufzählung spiegelt jedoch nur die offensichtlichen Investitionskosten wider. Häufig fallen bei On-Premise im Laufe der Zeit versteckte Kosten an. Diese müssen möglichst präzise prognostiziert werden und in die Entscheidung miteinfließen:

Beispiele für versteckte Kosten:

• Backups
• Instandhaltungsmaßnahmen
• Software-Updates
• Krisenbehebung (in engl. auch Disaster Recovery genannt)
• Erneuerung der Server

Investitionen kann man selbstverständlich steuerlich abschreiben. Allerdings hat eine Software, die über die Nutzungsdauer hinaus verwendet wird, keinen steuermindernden Effekt mehr. Bei der Cloud dagegen können Sie die jährlichen oder monatlichen Nutzungsgebühren fortlaufend steuerlich geltend machen. Ein weiteres Plus: In der Regel sind diese gering, weil die Betreiber der Cloud durch die hohe Anzahl an Nutzern in der Lage sind, Größenvorteile zu erzielen sogn. Economies of Scale. Nicht jeder Nutzer muss seinen eigenen Server kaufen.

Tipp: Neben den geringen Anschaffungskosten hat man bei Cloud Lösungen einen weiteren Vorteil: den direkten Return on Investment (ROI). Der Service ist online verfügbar und direkt nutzbar. Wenn Schnelligkeit für Sie ein Wettbewerbsvorteil ist, sollten Sie definitiv über eine Cloud-Lösung nachdenken. Denn während die anderen noch installieren, nutzen Sie bereits Ihre Software.

Beschleunigte Wertschöpfung durch immer aktuelle Software

Ein weiterer großer Kostenblock bei der On-Premise Installation im Vergleich zur cloud-basierten Lösung ist die Wartung. Während der Anbieter der Cloud-Lösung immer dafür Sorge trägt, dass die Software auf dem neuesten Stand bleibt, fallen bei der Vor-Ort-Installation i.d.R. hohe, jährlich wiederkehrende Wartungskosten an. Hinzu kommt, dass die Updates der Cloud Software quasi automatisch und ohne kundenseitigen Aufwand erfolgen, während bei On-Premise Software Wochen ins Land gehen können, bis die aktuelle Version vollständig implementiert ist. Das kann mit den firmeninternen Change-/Releasemanagement-Prozessen oder der Auslastung der IT-Abteilung zusammenhängen. Dabei passiert es nicht selten, dass das Aufspielen einer neuen Version den Geschäftsablauf stört und es zu Systemausfällen kommt. Leidtragende sind die Nutzer, da teilweise Ewigkeiten vergehen, bis ein Bugfix oder ein neues Feature in Produktion eingespielt ist und auch genutzt werden kann. Cloud-Anwendungen werden in der Regel mehrfach täglich aktualisiert, sodass Nutzer wesentlich schneller in den Vorzug von Fehlerbehebungen und neuen Funktionalitäten kommen.

Tipp: Prüfen Sie die in den AGB angegebene Mindestverfügbarkeit. Cloud-Anbieter haben in ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen häufig eine Mindestverfügbarkeit auf das Kalenderjahr gerechnet, festgelegt. Diese liegt bei ca. 99,5%. Damit ist die Anwendung 24/7 verfügbar und hat eine hohe Zuverlässigkeit. Im Vergleich: treten unvorhergesehene Ereignisse zum Beispiel bei Updates oder durch höhere Gewalt bei der Vor-Ort-Installation auf, muss die interne IT-Abteilung selbst dafür Sorge tragen, dass das System wieder läuft. Dabei entstehen nicht nur die Ausfallkosten, sondern auch IT-Personalkosten.

Höhere Datensicherheit

Datensicherheit bzw. Datenschutz wird als größtes Gegenargument für die Cloud genannt. Die häufigste Sorge wenn es um vertrauliche Informationen geht sind Hackerangriffe, Offenlegung von Daten oder Missbrauch. Ein solcher Angriff kann schwerwiegende Imageverluste und hohe Kosten zur Folge haben. Gerade jedoch bei KMU ist es ein Trugschluss zu glauben, dass die Daten, weil sie auf dem eigenen PC gespeichert sind, sicherer sind als in der Cloud. Sobald sich das Gerät mit dem Internet verbindet - und das tun heute die meisten PCs, Tablets, etc - ist es angreifbar. Bei den Cloud Plattformen arbeiten oftmals ganze Experten-Teams, die sich ausschließlich mit dem Schutz der Daten befassen. Darüberhinaus wird gewährleistet, dass die Sicherheitsmaßnahmen auf dem neusten Stand sind. Für diese wichtige Aufgabe Vollzeit-Experten einzustellen, kann sich ein KMU selten leisten. Hierzu ein Praxis-Beispiel von Capital One. Capital One, eine der größten Banken, nutzt Amazon Web Services Cloud Services (AWS) in der Entwicklung und für den Betrieb von business-kritischen Workloads. Capital One hat ein Sicherheitsmodell entwickelt, das in der Public Cloud von AWS ein höheres Sicherheitsniveau ermöglicht, als dies in der eigenen Rechenzentrumsinfrastruktur möglich gewesen wäre.

Tipp: Innerhalb der gesamten Europäischen Gemeinschaft gibt es für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten die 95/46/EC-Richtlinie, die die Privatsphäre von natürlichen Personen schützt. In dieser Richtlinie sind Mindeststandards für den Datenschutz festgelegt. Für den Datenschutz außerhalb der EU gelten andere Bedingungen. Aus diesem Grund empfehlen Experten, die Server auf dem die Daten lagern, nicht außerhalb der EU zu betreiben.

Ortsunabhängige Nutzung

Um Ressourcen aus der Cloud zu nutzen, benötigen Sie nichts weiter als einen PC, Mac oder ein Smartphone, einen Browser und einen Internet-Anschluss. Auf die mobilfähigen Anwendungen kann man von überall zugreifen. Dies ermöglicht enorme Vorteile zum Beispiel wenn Ihre Mitarbeiter im Home Office oder auf Reisen sind. Lagern Daten auf eigenen Servern des Unternehmens, ist der Zugriff aus dem Internet meistens nicht möglich, aus Sicherheitsgruenden nicht gewollt (z.B. Firewall dicht) oder bedingt durch die Software-Architektur stark eingeschränkt (z.B. nur eine Untermenge von Funktionen verfügbar) Dagegen erreichen Sie die Cloud-Anwendung mit einem funktionierenden Internetanschluss über den Browser. Eine Studie von Forrester Consulting zeigt, dass Unternehmen in der Cloud Produktivitätsgewinne verzeichnen, weil sie geografisch unabhängiger sind.

Tipp: Sollte der Anwender keinen Internet-Zugang haben, liegt in diesem Fall hier die einzige Schwäche der Cloud. Bevor Sie sich also für eine Cloud-Software entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass Internet-Zugang besteht.

Flexibel skalierbar

Dieser Vorteil macht sich besonders bemerkbar wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, dass sich gerade in einer enormen Wachstumsphase befindet, einen saisonalen Geschäftsbetrieb hat (Einzelhandel, Reiseveranstalter, Versicherung) oder ein aus anderen Gründen schwankendes Geschäftsmodell betreibt (Dienstleister / Outsourcer). Bei SaaS kann man bei Bedarf die gebuchten Leistungen unmittelbar aufstocken oder herabsetzen. Es ist nicht notwendig eine fortwährende Lizenz zu kaufen, die sich an der Maximalnutzung orientiert und lediglich nach oben erweiterbar ist. Auch die Anpassung der Serverhardware an einen gestiegenen Bedarf entfällt in der Cloud. In der Cloud zahlt man lediglich das, was man nutzt. Der Cloud-Anbieter beobachtet kontinuierlich die Performance der Anwendung und setzt darauf aufbauend die Ressourcen und Hardware ein. Dadurch wird eine durchweg hohe Leistung garantiert.

Tipp: Achten Sie bei der Wahl des SaaS-Anbieters auf die Flexibilität des Vertrages. Er sollte jederzeit ohne Mindestlaufzeit kündbar und dadurch ebenso flexibel, wie die Anwendung der Cloud selbst sein. Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich: Erstens, bei Marktveränderungen ist ein schneller Anbieterwechsel möglich. Denn Sie haben bei der Cloud keine oder nur geringe Sunk Costs. Zweitens, der SaaS-Anbieter hat bei kurzen Vertragslaufzeiten ein größeres Interesse, Sie als zufriedenen Kunden zu halten und kann sich nicht auf seinen Lorbeeren ausruhen.

Zusammenfassend

Anhand der 5 Merkmale einer Cloud, geringe Kosten, immer aktuell, hohe Datensicherheit, überall erreichbar, flexibel skalierbar, wird deutlich, dass gerade KMU gut beraten sind, einen Wechsel in die Cloud zu vollziehen. Das heiß diskutierte Thema Datensicherheit wird uns auch in Zukunft begleiten. Informieren Sie sich und stellen Sie sicher, dass die Daten in der EU gespeichert werden und der Anbieter sich an die geltenden deutschen und europäischen Gesetze hält.. So verfolgen Sie einen systematischen und strukturierten Ansatz, der Ihre vertraulichen Daten schützt. Ihrem Wettbewerbsvorteil durch die Cloud-Nutzung steht dann nichts mehr im Wege.